No necesitás preparar nada para empezar. Tu cuenta ya viene con todo lo que una venta necesita: la sucursal Casa Central, el Depósito Principal, la Caja Principal, la moneda Peso, la Lista Principal, y la serie de comprobantes [VTA] X. Si trabajás con más de una sucursal, depósito, caja, lista de precios o serie de comprobantes, podés crear los que necesites en el mismo momento de la venta.
La entidad y los productos tampoco hace falta que existan de antes. Si en el medio de la venta te encontrás con que el cliente no está cargado, o con que falta un producto, crealos desde la misma ventana con el botón Crear nuevo que aparece dentro de cada lista. De todos modos, si ya los tenés cargados vas más rápido:
[Ver artículo: Crear entidades]
[Ver artículo: Cargar productos]
[Ver artículo: Sucursales y depósitos]. [Ver artículo: Cajas].Para crear una venta:
Campos obligatorios: Sucursal, Entidad, En condición de, Fecha, Serie, Moneda y al menos un item. Todo lo demás es opcional.
Para ver, modificar o eliminar una venta: hacé clic sobre la fila correspondiente en la lista.
Una venta no es solamente el comprobante. Cuando la aceptás, Selentor hace tres cosas al mismo tiempo:
Por eso la ventana tiene tres pasos — General, Stock y Saldo — y si hacés los tres de una sola vez, en un minuto te queda el comprobante emitido, el stock descontado y el cobro registrado en la caja.
Si tu negocio es más simple, usá menos pasos. El paso Stock aparece solamente si algún producto descuenta existencias, y en el paso Saldo podés elegir No cancelar (saldo pendiente) y dejar la venta en cuenta corriente. Ninguno de los dos te obliga a nada: la venta se registra igual.
En la barra lateral izquierda — el Menú de módulos — hacé clic en Ventas. Arriba a la derecha vas a ver el botón Crear venta.
La lista que aparece te muestra, para cada venta, estas columnas: Operación (la serie y el número del comprobante), Fecha, Entidad, Vendedor, Total, Fecha de creación, Fiscalización y Observaciones.
Arriba a la derecha:
La flecha ubicada junto a Crear venta abre las otras dos operaciones del módulo: Nota de crédito y Nota de débito. Por su parte, el botón Operaciones incluye la opción de Importar ventas desde AFIP, para traer los comprobantes que ya emitiste por fuera de Selentor.
Debajo, haciendo clic en el ícono de embudo podés acceder a los Filtros, con los que es posible, por ejemplo, mostrar solo los comprobantes de una determinada Sucursal, Serie, Creador, Entidad o Vendedor.
Hacé clic en Crear venta. Se abre la ventana en la pestaña General, que es donde se cargan todos los datos propios de la venta.
Cambio de condición: podés cargar una condición en el momento de la venta y, más adelante, cambiarla desde el detalle una vez que ya fue realizada. Al hacerlo, Selentor te pide confirmación y te avisa que se eliminarán las cancelaciones de saldo asociadas a la venta: el saldo se traslada a la cuenta del rol nuevo y las imputaciones anteriores dejan de existir.
Le podés vender a cualquier entidad, sin importar su rol. Si le vendés algo a un proveedor tuyo, no necesitás crearlo de nuevo como cliente: elegís la misma entidad y en En condición de ponés el rol que corresponda. El saldo se registra en esa cuenta.
¿La sucursal o la entidad todavía no existen? Abrí la lista desplegable del campo de Sucursal o Entidad y vas a ver el botón Crear nuevo. La creás ahí mismo y volvés a la venta con la nueva ya elegida.
Apenas elegís la entidad, Selentor completa solo sus datos fiscales.
La serie decide si el comprobante es fiscal o interno. Una serie vinculada a un punto de venta de AFIP/ARCA emite factura electrónica y suma unos campos más en esta pantalla, como ser: Concepto, las fechas del período de servicios y los datos de FCEM. Una serie sin vincular — como la [VTA] X del ejemplo — genera un comprobante de gestión operativa, perfectamente válido para tu control interno y para tu cuenta corriente, pero sin validez fiscal ante AFIP/ARCA.
Más abajo está la tabla de Items. Hacé clic en Añadir para cargar el primero.
Si tenés lector de códigos de barras, no cargues item por item. En los tres puntitos de la tabla está la opción de Habilitar modo pistola: se abre una barra arriba de la tabla y cada código que dispares agrega el producto solo. Es la forma más rápida de cargar una venta de mostrador.
Se abre la ventana Añadir item.
Configurar ventana: La configuración de valores por defecto —para agilizar la carga de ítems— la hacés desde los tres puntitos que aparecen en la parte superior derecha de la ventana.
Bajá un poco en la misma ventana.
Abajo a la izquierda, el Total del item se recalcula mientras vas completando. Es la manera más rápida de darte cuenta de que el precio y el impuesto quedaron bien; en el ejemplo: 3 unidades a $ 47.500,00 netos con IVA 21 % dan $ 172.425,00.
Seguí bajando: abajo de todo está la parte de stock.
Esta parte aparece sólo si el producto maneja existencias. Si en su ficha tiene apagado Operaciones afectan stock — el caso de un servicio o de la mano de obra — no vas a ver ni Reservas de stock ni Unidades, porque no hay nada que descontar de depósito.
Hacé clic en Aceptar y repetí desde el paso 4 por cada producto que vendas.
Con los items cargados, la tabla te muestra Cantidad, Tipo de item, Detalle, Precio neto, Subtotal neto y Total de cada uno.
A la derecha, el panel de totales se actualiza en vivo: Subtotal (la suma de los netos), Impuestos y el Total que va a pagar el cliente.
Y arriba, al lado de General, apareció una solapa nueva: Stock. Se sumó sola cuando cargaste el primer producto que descuenta existencias.
Abajo de la tabla de items quedan dos campos, los dos opcionales.
Mirá cómo queda el panel de la derecha: aparece la línea Descuento con el importe restado, y los Impuestos bajan solos, porque el IVA se calcula sobre el neto.
Cuando esté todo, hacé clic en Siguiente.
Los tres puntitos de arriba a la derecha tienen la opción de Configurar ventana. Sirve para dejar fijos ciertos valores con los que abre esta pantalla. Si todos los días cargás el mismo tipo de venta, configurarla una vez te ahorra varios clics por comprobante.
La pestaña de Stock define qué pasa con lo que vendiste.
Elegí Ninguna (saldo pendiente) cuando vendés hoy y entregás después. La venta queda registrada con la mercadería comprometida pero sin salir del depósito, y más adelante generás la entrega desde el módulo de Inventario → Entregas de mercadería. Es el caso típico del producto que hay que traer o que el cliente pasa a buscar.
Hacé clic en Siguiente.
En la pestaña Saldo se define qué pasa con el dinero.
Si la venta va a cuenta corriente, elegí No cancelar (saldo pendiente): el saldo queda abierto en la cuenta de la entidad y lo cobrás cuando corresponda. Si en cambio te pagan en el momento, elegí Cargar cobro e indicá la Forma de pago. La opción de Cancelar saldos adeudados te permite Seleccionar saldos manualmente o usar el modo Automático, priorizando los más antiguos.
Cuando esté todo listo, hacé clic en Aceptar.
La flecha del botón Aceptar tiene tres atajos: Aceptar y abrir (guarda y te abre la venta recién creada), Aceptar y nuevo (guarda y abre una ventana vacía) y Aceptar y nueva a partir de esta (guarda y abre otra con los mismos datos). El último es ideal para cargar varias ventas parecidas seguidas.
Si elegiste Cargar cobro, apenas aceptás la venta Selentor abre la ventana de Nuevo Cobro y, arriba de ella, la de Item de cobro.
Los campos Tipo (forma de pago que elegiste) y Monto (total exacto de la venta) vienen completados automáticamente. Si el pago coincide con ese monto, no es necesario modificar nada: simplemente seleccioná la Caja correspondiente —o creá una nueva desde el mismo lugar si lo necesitás— y hacé clic en Aceptar.
Si te pagan de dos formas — una parte en efectivo y otra con tarjeta, por ejemplo — corregí el monto de este item y después agregá el segundo con Añadir en la ventana de Nuevo Cobro.
El cobro queda armado con su propia serie (en el ejemplo: [COB] X. Si tenés otras series disponibles, podés elegir la que prefieras, o incluso crear una nueva en el momento) y conserva la misma entidad y el ítem que acabás de aceptar. A la derecha, Diferencia con saldos a favor en $ 0,00 te confirma que lo que te pagan cubre exactamente lo que te deben. Hacé clic en Siguiente.
Este último paso es el que le dice a Selentor qué deuda estás cancelando. También viene resuelto: en Saldos a cancelar ya está seleccionada la venta que acabás de crear, con su Monto original y lo Pendiente. Hacé clic en Aceptar y terminaste.
La venta aparece en la lista al instante.
Con una sola ventana quedaron hechas tres cosas: la venta emitida con su número, la entrega generada — el stock de los productos ya bajó — y el cobro registrado en la caja correspondiente, imputado a esta venta. Si entrás a la venta y mirás la solapa Saldo, vas a ver el pendiente en $ 0,00 y el cobro vinculado.
Hacé clic sobre la fila en la lista. Se abre el detalle de la venta y ahí mismo la podés editar: cambiás lo que necesites y hacés clic en Guardar cambios, que aparece abajo a la derecha en cuanto modificás algo.
Arriba a la derecha de esa ventana tenés los íconos de Eliminar, Imprimir, Descargar y Nueva a partir de esta — este último abre una venta nueva con los datos de la que estás mirando ya cargados —, más un menú de tres puntitos con la opción de Crear nota de crédito. En los celulares y en los navegadores que lo permiten aparece además el ícono para Compartir.
Al eliminar una venta, Selentor te pregunta qué hacer con lo que la venta generó. Si la venta tiene una entrega vinculada, el cartel te pregunta «¿Eliminar también Entrega … vinculado a esta venta?» y te avisa que eso borra los efectos sobre el stock de las dos operaciones. Si además tiene un cobro vinculado, te hace la misma pregunta por ese cobro, avisándote que se borran los efectos sobre la cuenta de la entidad. Cada pregunta se responde con Sí o No, y el botón Aceptar recién se habilita cuando respondiste todas.
El comprobante fiscal no se elimina: se anula con una nota de crédito. Si la venta ya fue autorizada por AFIP/ARCA, lo que corresponde es emitir la nota de crédito desde el menú de tres puntitos, no borrar la venta.
Ya sabés cargar una venta completa: el comprobante, la salida de la mercadería y el cobro, todo en una sola pasada. Y ya viste cómo hacer si tu caso es más simple — venta sin entrega, sin cobro, o las dos cosas.
Recordá que si vas a facturar electrónicamente debés vincular tu punto de venta [Ver artículo: Integración con AFIP/ARCA: Facturación electrónica].