No necesitás preparar nada. Cuando creaste tu cuenta, Selentor ya te dejó armada una caja llamada Caja Principal, en la sucursal Casa Central. Si manejás la plata en un solo lugar, con eso ya podés trabajar y este artículo es opcional.
Si vas a crear una caja para otro local: la sucursal tiene que existir antes, porque es un dato obligatorio de la caja.
[Ver artículo: Crear sucursales y depósitos]
Obligatorio: entrar con un usuario que tenga permiso para configurar cajas. El usuario que registró la cuenta es Super Admin y ya lo tiene.
Para crear una caja:
Para modificar o borrar una caja: hacé clic sobre la fila en la lista.
Una caja es el lugar donde entra y sale tu plata en mano: el cajón del mostrador, la caja fuerte de la oficina, la caja chica del encargado. Todo lo que cobrás y pagás en efectivo pasa por una caja, y ahí también quedan guardados los cheques que recibís.
Cada caja pertenece a una sucursal. Eso es lo que te permite saber cuánta plata hay en cada local, y no sólo cuánta hay en total.
Tu cuenta ya arranca con una Caja Principal en sucursal Casa Central. Si tenés un solo local, no necesitás crear nada más.
Las cajas no están en el menú de Empresa. Es el error más común: ahí tenés las sucursales, los depósitos, las monedas y las series, pero las cajas se encuentran en Tesorería.
En la barra lateral izquierda, hacé clic en la flecha de Tesorería para desplegar la sección. Abajo de todo vas a ver Configuraciones: hacé clic ahí y elegí Cajas.
La lista tiene dos columnas — Nombre y Sucursal — y arriba a la derecha está el botón Crear caja.
De una mirada sabés qué cajas tenés y en qué local está cada una.
Hacé clic en Crear caja. La ventana tiene sólo dos campos, y los dos son obligatorios.
Completá los dos y hacé clic en Aceptar. La caja nueva aparece en la lista al instante.
El nombre no se puede repetir en toda la cuenta — no alcanza con que sea distinto dentro de la sucursal. Si ya tenés una Caja Chica en Casa Central, no vas a poder crear otra Caja Chica en Villa María: tampoco sirve escribirla en minúscula, porque el sistema no distingue mayúsculas. Ponele el local al nombre (Caja Chica Villa María) y listo.
Hacé clic sobre la fila de la caja en la lista. Se abre la ventana Caja.
La sucursal no se cambia. Fijate que en esta ventana está el Nombre y nada más: una caja nace atada a una sucursal y así queda. Si te equivocaste de sucursal al crearla, tenés que borrarla y crear otra — con otro nombre, por lo que te contamos abajo.
Recomendación: antes de borrar una caja, vaciala. Selentor no te va a frenar: si la caja todavía tiene plata o cheques adentro, la borra igual pero esos saldos te quedan colgados. Y hay un detalle más — el nombre te queda reservado para siempre: después de borrar, por ejemplo: la Caja Chica, no vas a poder crear otra con ese mismo nombre. Selentor guarda registro de las cajas eliminadas; las podés ver filtrando por vigencia: Eliminado.
En Selentor toda caja nace abierta en el momento en que la creás — la Caja Principal que ya viene por defecto, también. Podés empezar a cargar movimientos de inmediato.
Lo que sí vas a usar es el Cierre de caja, que está en Tesorería → Caja → botón Operaciones. Cerrar es hacer el arqueo: dejás registrado quién contó la caja, cuándo, y con cuánto quedó.
Cerrar no deja la caja fuera de servicio. Apenas cerrás un período, Selentor abre uno nuevo solo y se lleva para adelante lo que había — la plata y los cheques no se van a ningún lado. El cierre es una línea de corte para tus números, no una persiana. La caja sigue funcionando igual.
Una por cada lugar donde se maneja plata y querés poder contarla por separado. Los casos típicos:
Como siempre, creá sólo las que uses de verdad: cada caja de más es una caja que después te va a aparecer entre las opciones a elegir cada vez que hagas un cobro o un pago.
Ya tenés tus cajas armadas y sabés que están abiertas y listas para recibir movimientos. El próximo paso es decirle a Selentor cuánta plata hay hoy adentro: los saldos iniciales de caja y los cheques que ya tenés en mano.
[Ver artículo: Saldos iniciales en caja y cheques]