Cargar productos

Lo que hay que saber antes de empezar

El producto es la ficha de lo que comercializás. Todo lo demás se desprende de ahí: por ejemplo, cuando cargás una venta o alguna otra operación que involucre un determinado producto, esa ficha completa automáticamente el precio, el impuesto y el descuento de stock (si el producto está configurado para que sus operaciones afecten el stock).

No hace falta completar todo desde el principio: el único campo obligatorio es el Nombre. Podés cargar la ficha mínima hoy y volver mañana a completar el resto: el producto queda disponible para usarse desde el primer momento, aunque todavía le falten datos.

No hace falta cargar los productos antes. Si estás en el medio de una venta, una compra u otra operación, y el producto aún no existe, lo podés crear en el momento desde la misma ventana con el botón Nuevo, sin perder lo que venías cargando.
La pantalla de Productos te sirve para crear productos de a uno, de a varios a la vez, o revisar los que ya tenés cargados.

 

Paso 1 — Dónde están

En la barra lateral izquierda, hacé clic en Productos. Arriba a la derecha vas a ver el botón Crear Producto. La flecha ubicada junto a ese botón abre la opción Grupo de variantes: es el camino para cuando el mismo artículo viene en varias versiones (color, talle, sabor) y querés cargar una sola vez lo que comparten.

Las columnas de la lista te muestran las seis cosas que más vas a mirar:

• Nombre
• Código interno (SKU) — tu código, el que usás vos.
• Código de barras — el que lee el lector.
• Stock total — qué cantidad tenés, sumando todos los depósitos.
• Disponible total — cuánto de ese stock podés vender de verdad.
• Precio final — con impuestos incluidos, de una sola lista de precios a la vez: la que figura en el encabezado, al lado de Precio final. Para ver otra, hacé clic en el encabezado de la columna y elegí la que quieras;  toda la columna pasa a mostrar esa lista. Si querés que la próxima vez la pantalla de Productos abra en esa misma lista, guardala con Guardar configuración de grilla, desde el ícono de engranaje (arriba a la derecha de la lista).

Stock total y Disponible total no son lo mismo. El stock es lo que hay físicamente en el depósito; el disponible es lo que te queda libre para vender, una vez descontado lo que ya está comprometido en operaciones pendientes de entrega. Mientras no tengas nada reservado, los dos números van a ser iguales.
El Disponible total puede quedar negativo. Pasa cuando al menos un depósito tiene más reservado que stock, por ejemplo si corregiste a mano el stock del producto por debajo de lo que ya estaba reservado. En ese caso vas a ver un triángulo de advertencia al lado del número. Para saber qué depósito es, abrí el producto: en la tabla de depósitos, ese depósito muestra Disponible en 0 con el mismo triángulo, y su aviso te dice cuánto hay reservado por encima del stock.

 

Paso 2 — Los datos básicos

Hacé clic en Crear Producto. Se abrirá una ventana en la solapa General, donde se cargan todos los datos esenciales del producto.

• Nombre — el único campo con asterisco, o sea el único obligatorio. Es cómo vas a buscar el producto, así que escribilo como lo nombrás vos. Si en vez de ingresarlo de forma Manual preferis que el sistema le asigne uno, pasá el interruptor del campo a Automático y Selentor lo creará en base a la regla para Generación de nombre que tengas configurada. Con el modo Automático activo, el nombre se irá actualizando mientras cargas los datos que la regla implementa.
  

  El nombre no se puede repetir entre los productos vigentes, y tampoco sirve escribirlo en minúscula, porque el sistema no distingue mayúsculas. Si vendés el mismo artículo en dos presentaciones, diferenciálas en el nombre (Pintura Látex Blanco 4 L / Pintura Látex Blanco 20 L).

• Código interno (SKU) — tu código propio, si usás alguno. En la misma línea que el nombre del campo vas a ver un interruptor con dos posiciones: Manual y Automático. En Manual lo escribís vos, o lo dejás vacío, porque no es obligatorio. En Automático, Selentor lo arma con los segmentos para Generación de código interno (SKU) que tengas configurados: el campo pasa a mostrar una vista previa, que se actualiza a medida que completás los datos que la regla para generación utiliza. La parte numérica aparece como #### (un # por cada dígito), porque el número se asigna recién cuando guardás el producto.
  

  Tanto para el Código interno (SKU) como para el Nombre, si la regla correspondiente en cada caso usa un dato que no cargaste —por ejemplo la marca—, esa parte se omite y el código y nombre salen más cortos.
  
  ¿Cómo configurar la generación de código interno o nombre? En la pantalla de Productos, hacé clic en el botón Operaciones (arriba a la derecha) y luego seleccioná la opción Generación de código interno (SKU) o Generación de nombre, según lo que quieras configurar. La configuración se hace una sola vez, así que no hace falta entrar acá cada vez que quieras generar un código o nombre, sino solo cuando quieras editar la regla correspondiente. Si no ves las opciones en Operaciones, es porque al rol de tu usuario le falta el permiso para editar reglas de generación [Ver artículo: Roles de usuario].
  La regla se arma con Segmentos y tiene que tener al menos uno: si los sacás todos, Selentor te avisa «La regla debe tener al menos un segmento» y no te deja guardar. Uno de los segmentos disponibles es Propiedad: toma el valor de una propiedad del producto (por ejemplo el color o el talle) y lo recorta a la Cantidad de caracteres que le indiques; si dejás ese casillero vacío, dice Completo y se escribe el valor entero. Si la propiedad es de tipo Sí/No, se escribe el nombre de la propiedad cuando es Sí, y nada cuando es No. También tenés el segmento Todas las propiedades, que escribe de una sola vez los valores de las propiedades del producto; va uno solo por regla.
  Si un segmento apunta a una propiedad que después borraste, te la marca y te avisa: «La propiedad fue eliminada. Elegí otra o quitá el segmento para poder guardar.».
  En la regla de SKU de producto, el segmento Contador es opcional. Si lo apagás, el código se arma sin número final ni separador final.

  Crear Producto abre con el nombre y código interno en Manual. Si usás nombre y código automático para todos tus productos, podés hacer que abran directamente en Automático: pasá cada interruptor a Automático, hacé clic en los tres puntitos (⋮) de la ventana y elegí Configurar ventana. En Valores por defecto, marcá Nombre y Código interno (SKU) y guardá; vas a ver el mensaje Edición exitosa. La preferencia es sólo tuya: los demás usuarios siguen viendo Manual hasta que lo configuren ellos.

• Código de barras — el código del envase. Si tenés lector, podés dispararlo sobre este campo en lugar de tipearlo; lo mismo para el SKU, cuando está posicionado en Manual.
  

  Selentor no te frena si repetís el SKU y el código de barras: A diferencia del nombre, estos dos datos no son únicos — podés cargar dos productos distintos con el mismo código y el sistema los va a aceptar sin decirte nada. Al escanearlo con el lector en una operación, Selentor te va a mostrar todos los artículos que lo comparten para que elijas cuál corresponde — ya sea porque realmente tienen el mismo código, o porque lo cargaste repetido por error. Así que cuidá vos que no se dupliquen sin querer, sobre todo si cargás en cantidad.

• Categoría y Marca — para agrupar y filtrar después.
• Descripción — si tenés alguna.

 

Si la categoría o la marca no existen todavía, crealas acá mismo. Abrí la lista y abajo vas a ver el botón Crear nuevo. Escribís el Nombre, aceptás, y volvés a la ficha con la categoría y/o marca nueva ya elegida. Es el camino recomendado: no tenés que interrumpir la carga para ir a otra pantalla.

En la ventana de Crear categoría, aparte del Nombre vas a ver un campo para ingresar un porcentaje de Márgen; es opcional y sirve en caso de que quieras establecer el precio por márgen de categoría.

La solapa Proveedores es informativa: te sirve para dejar registrado cuál es el proveedor (o proveedores) habitual con el que trabajás ese producto. Es solo un dato de referencia.
Si el rol de un usuario tiene encendido el permiso de Restringir roles de entidad y Proveedor no está entre los tildados, esta solapa no se muestra.

 

Paso 3 — El impuesto

Para cargar un impuesto a tu producto, en la parte de Impuestos, hacé clic en el botón Añadir. Se abre una ventanita con dos campos, los dos obligatorios.

• Impuesto — viene en IVA y es la única opción por el momento. 
• Variante — viene en Sin definir: acá sí tenés que elegir. Las opciones son IVA 10.5 %, IVA 21 %, IVA 27 %, IVA Exento e IVA No Gravado.

Elegí la que le corresponda al producto y aceptá. Para la mayoría de los artículos es IVA 21 %; si no estás seguro, consultá con tu contador.

Es lo que hace que el precio final te cierre. El impuesto del producto es lo que Selentor usa para calcular cuánto sale con IVA y para armar la factura. Si lo dejás sin cargar, el Precio final de la lista te va a mostrar el neto solo y la factura no va a discriminar nada.

 

Paso 4 — El precio de compra

Lo cargás solamente en caso de que el precio de venta para una determinada lista lo manejes por Markup de producto o Markup de categoría. Elegís la Moneda, el Precio y listo.

 

Paso 5 — El precio de venta

En Precios de venta vas a ver tu lista Principal (la que Selentor te dejó armada) más las que hayas creado. Hacé clic en Editar, en la fila de la lista que corresponda: se va a abrir la ventana Editar precio, donde deberás completar los siguientes campos:

• Tipo de precio — en una lista que no deriva de otra viene en Precio fijo: vos decidís cuánto sale. También podés cambiarlo a Markup de producto o Markup de categoría (un porcentaje de margen sobre el precio de compra); si elegís alguna de estas dos opciones, primero necesitás haber cargado el Precio de compra, como vimos en el paso anterior.
  La cuarta opción, Regla de lista, es para las listas que derivan de otra (por ejemplo, una lista Mayorista armada a partir de la Principal con un ajuste de -10 %): en esas listas es la que viene elegida, y el precio se calcula solo. Si para un producto querés un precio propio en esa lista, cambiá a cualquiera de los otros tres tipos. En una lista que no deriva de otra, Regla de lista deja el precio en cero.
• Moneda — trae la Moneda por defecto de la lista, si le configuraste una; si no, la moneda principal de tu cuenta. De todos modos, podés cambiarla.
• Tipo de precio fijo — este campo solo aparece si el Tipo de precio elegido es Precio fijo. Viene en Neto (sin impuestos), pero podés cambiarlo a Final.
• Precio neto / Precio fijo — al igual que el campo anterior, solo aparece cuando el Tipo de precio es Precio fijo. Acá ingresás el valor de venta, con o sin impuestos incluidos, según lo que hayas elegido en Tipo de precio fijo (Neto o Final).
  

  Si elegiste Precio neto, prestá atención al Precio final mientras escribís. Es la mejor manera de darte cuenta de que el impuesto quedó bien cargado: si ponés 65.000 de precio neto y el producto tiene IVA 21 %, abajo te va a aparecer $ 78.650,00 solo. Si ese número no se mueve, volvé al paso anterior: te falta el impuesto.

• Márgen — aparece solo cuando el Tipo de precio elegido es Markup de producto; acá ingresás el porcentaje que corresponda.

 

Paso 6 — El stock inicial

El stock inicial se carga en esta misma ventana, mientras creás el producto. No hay que ir después a hacer un ajuste ni cargar una compra falsa.

Selentor te lista todos tus depósitos, uno debajo del otro. Escribí en cada uno cuánto tenés hoy y listo. Si en algún depósito no tenés nada, dejalo vacío.

Arriba está el switch Operaciones afectan stock, que viene activado: significa que tus ventas, compras y otras operaciones van a mover el stock de este producto. Si estás cargando algo que no es mercadería — un servicio, la mano de obra — apagalo.

Si lo apagás, los casilleros de stock siguen a la vista. No se ocultan ni se bloquean: quedan ahí, esperando. No los completes — para un servicio no tiene sentido cargar existencias.

 

Paso 7 — Medidas, Peso y Propiedades

Solo completás estos campos en caso de que lo necesites. Te aparecen abajo de todo en la ventana de creación del producto. En Propiedades vas a ver las que tengas cargadas de antemano desde Productos → Propiedades.

Cuando termines, hacé clic en Aceptar. El producto aparece en la lista al instante, y ahí podés comprobar que todo quedó bien.

En la fila que marca la imagen: cargamos 12 unidades en el Depósito Principal y 5 en el de Villa María, y el Stock total muestra 17,00 — la suma de los dos. El Precio final muestra $ 78.650,00, el neto más el IVA. Si estos dos números te cierran, el producto quedó bien cargado.

Si tenés más de una lista de precios, antes de comparar mirá qué lista figura en el encabezado de Precio final. Cambiá a la lista que corresponda, como se explicó en el Paso 1.

 

Paso 8 — Modificar o borrar un producto

Hacé clic sobre la fila del producto en la lista. Se abre la ventana Producto.

• Para cambiar cualquier dato: cliqueá sobre el campo o fila que corresponda, editá y hacé clic en Guardar cambios. Ningún dato queda fijo una vez creado el producto, todo se puede cambiar cuando quieras.
  Esta ventana abre siempre con el Nombre y el Código interno (SKU) en Manual, mostrando lo que tiene guardado. Para que Selentor le ponga nombre o código a un producto que no tiene, o para reemplazar el dato actual por uno generado, pasá el interruptor del campo correspondiente a Automático, revisá la vista previa y hacé clic en Guardar cambios: la ventana queda abierta, se recarga con el valor nuevo y los dos interruptores vuelven a Manual. Si te arrepentís antes de guardar, volvé a Manual y recuperás lo que tenía.

  Recordá que tanto el Código interno como el Nombre automático se arman con la regla que tengas configurada para cada caso, como se comentó en el Paso 2.

• Para imprimir las etiquetas: usá el ícono de etiqueta (Imprimir etiquetas) que está arriba a la derecha.
  En esa ventana elegís el medio y el tamaño. Si imprimís en hoja, cargás el Tamaño de la etiqueta y el Tamaño de la hoja (A4, Carta o Personalizado — con Personalizado se habilitan el Ancho de la hoja (mm) y el Alto de la hoja (mm)); Selentor te muestra abajo cuántas etiquetas por hoja entran con esa combinación. Si imprimís en rollo, en vez del tamaño de la etiqueta cargás el Ancho del rollo. Si la etiqueta no entra en la hoja elegida, Selentor te avisa y no imprime.
• Para borrarlo: usá el tacho de basura. Selentor te pregunta «¿Está seguro de querer eliminar el producto…?» antes de proceder.
  

  Borrar un producto libera su nombre. Si borrás «Pintura Látex Blanco 4 L», desde ese momento podés crear otro producto con ese mismo nombre. Tus comprobantes viejos no se alteran: siguen mostrando el producto que facturaste, aunque hoy el nombre lo lleve otro. 

Vas a ver que en la ventana aparecen dos solapas más que no estaban al momento de la creación del producto: Unidades e Historial de stock.

• «Unidades» no es la unidad de medida. No es donde especificas si vendés por kilo o por metro: es la lista de unidades físicas identificadas por número de serie, con su depósito y su estado (físico y comercial). Sólo las vas a usar si seguís tus productos uno por uno por número de serie. [Ver artículo: Unidades de producto: seguimiento por número de serie]
• «Historial de stock» es el registro de todos los movimientos de ese producto: una fila por cada vez que entró, salió o quedó reservado. Cada fila te dice la fecha, la operación que lo movió (podés hacerle clic y se abre el comprobante), la acción, cuánto varió el stock y cuánto quedó acumulado —tanto del producto como del depósito—, lo mismo para las reservas. También indica el depósito en el que se registró la operación y el usuario que la hizo. Arriba tenés filtros por fecha, acción, operación, depósito y usuario.
  Si un usuario de tu empresa no ve la solapa, es porque el rol de ese usuario no tiene encendido el permiso para Ver historial de movimientos de stock.

Si el producto pertenece a un grupo de variantes, la ficha además te muestra, en la pestaña General, el campo Grupo de variantes con el nombre del grupo al que pertenece. Los datos que el grupo comparte con todas sus variantes —descripción, categoría, marca, precios, impuestos, medidas y peso— conviene editarlos desde el grupo, porque desde ahí se propagan a todos sus productos de una sola vez. Si en cambio los cambiás acá, este producto queda con valores propios, y la próxima vez que edites el grupo Selentor te lo va a mostrar en la lista Productos con valores propios para que decidas si dejarlo como está o sobrescribirlo.

 

Las subsecciones del módulo Productos

En la barra lateral izquierda, dentro del módulo Productos, tenés estas subsecciones:

• Categorías y Marcas — las mismas que creás desde la ficha del producto. Entrá acá cuando quieras modificarlas, limpiar las que no usás o crear nuevas.
• Propiedades — desde esta subsección podés gestionar las características que luego quieras asignarle a tus productos. 
  
• Grupos de variantes — entrá acá cuando el mismo artículo venga en varias versiones (color, talle, sabor). Cargás una sola vez los datos que comparten y Selentor te genera un producto por cada combinación.
• Listas de precios — ingresás acá si necesitás más de un precio para el mismo producto (mayorista y minorista, por ejemplo). También entrás acá cuando quieras editar o eliminar las listas que ya no utilizás.
  Una lista puede calcular sus precios a partir de otra: al crearla o editarla, elegí la lista de origen en Deriva de y cuánto sube o baja en Porcentaje de ajuste (por ejemplo, -10 % para una Mayorista que sale de la Principal). Así no tenés que cargar el precio producto por producto: los que no tengan un precio propio en esa lista toman el calculado, y se actualizan solos cuando cambia el precio en la lista de origen. También le podés dar una Moneda por defecto, que es la que se propone cuando cargás un precio en esa lista.

 

¡Listo!

Ya tenés tu producto creado. Cuando lo elijas en una operación, el sistema tomará automáticamente los datos que tengas cargados de ese artículo.

Si tenés que cargar o modificar muchos productos juntos, podés hacerlo desde Productos → Operaciones → Creación / Edición con Excel. Y si el mismo artículo viene en varias versiones —color, talle, sabor—, no los cargues uno por uno: creá un Grupo de variantes, definí una sola vez los datos que comparten y dejá que Selentor genere un producto por cada combinación.