Crear roles de usuario

¿Qué es un rol de usuario?

Un rol es un conjunto de permisos con nombre. En vez de ir decidiendo uno por uno qué puede hacer cada empleado, armás un rol: le colocás un Nombre — Vendedor, Cajero, Encargado de depósito —, le encendés lo que ese puesto necesita, y después a cada usuario le ponés el rol que le corresponde.

La ventaja aparece cuando algo cambia: si mañana querés que los vendedores puedan eliminar transacciones de venta, lo tocás una sola vez en el rol y les cambia a todos los vendedores juntos.

No confundas un Rol de usuario llamado Vendedor con el Rol de entidad Vendedor. El primero define qué puede hacer una persona dentro de Selentor; el segundo sirve para atribuirle ventas y comisiones a alguien, aunque esa persona nunca ingrese al sistema.

Creá los roles antes que los usuarios. Cuando das de alta un usuario, Selentor te va a pedir un rol — y si todavía no creaste ninguno, no vas a tener qué elegir. 

 

Paso 1 — Dónde están

Los roles no están en el menú de la empresa. Ahí tenés las sucursales, los depósitos, las monedas y las series. Los roles están en tu menú de usuario, abajo de todo.

En la esquina inferior izquierda, hacé clic en tu usuario. Se abre un menú con Perfil, Configuración, Modo oscuro y Cerrar sesión. Hacé clic en Configuración.

Se abre la ventana Configuración, que tiene tres secciones a la izquierda: General, Usuarios y Roles de usuario. Hacé clic en Roles de usuario.

 

Paso 2 — Crear el rol

La lista muestra dos columnas — Nombre y Fecha de creación — y arriba a la derecha está el botón Crear rol de usuario.

Si tu cuenta es nueva, la lista te va a decir «No se han encontrado items»: está vacía, y es lo normal. En la imagen de arriba ya hay un rol creado.

Hacé clic en Crear rol de usuario. La ventana que se abre tiene un solo campo.

• Nombre — cómo lo vas a reconocer, por ejemplo: Vendedor, Cajero, Encargado. Necesita por lo menos 3 letras y te acepta hasta 80.

Escribilo y hacé clic en Aceptar. El rol aparece en la lista al instante.

El nombre no se puede repetir entre los roles vigentes, y tampoco sirve escribirlo distinto en mayúsculas o minúsculas: para Selentor, VENDEDOR y vendedor son el mismo nombre. Los roles eliminados no ocupan el nombre: si borrás «Cajero», desde ese momento podés crear otro rol «Cajero». Elegí el nombre pensando en el puesto y no en la persona: el rol lo van a compartir todos los que hagan ese trabajo.

 

Paso 3 — Darle permisos

El rol que acabás de crear no tiene ni un permiso encendido. La ventana de creación no te los pide. Hay que entrar al rol y prenderlos a mano.

Hacé clic sobre la fila del rol en la lista. Se abre la ventana Rol de usuario, con dos solapas o pestañas: General y Configuraciones. Los permisos están en General.

• Nombre — se puede cambiar cuando quieras.
• Buscar — el filtro de la lista. Lo vemos en el paso que sigue.
• Todos y Ninguna — prenden o apagan la lista entera.
• La lista de permisos — arrancan todos apagados.

 

Cada permiso es un interruptor: encendido, el rol puede; apagado, no puede. Apenas tocás el primero, abajo a la derecha aparece el botón Guardar cambios.

Hacé clic ahí cuando termines. La ventana no se cierra sola: lo que pasa es que aparece un cartel de confirmación y el botón desaparece; eso quiere decir que ya está guardado.

Recomendación: empezá por «Ninguna» y andá prendiendo lo que necesite. Es tentador hacer clic en Todos y después apagar lo que no querés — pero con tantos interruptores, lo que se te escape queda encendido. Al revés, lo que se te escape queda apagado: el empleado te va a avisar que no puede hacer algo, y lo prendés enseguida. Un permiso de más no te avisa nadie.

 

Paso 4 — Encontrar el permiso que buscás

Todos los permisos vienen en una sola lista, sin agrupar: no hay secciones de «Ventas», «Compras» o «Tesorería» para ir abriendo. Con el campo Buscar podés encontrar rápidamente los que necesitás.

Escribí una palabra y la lista se reduce al instante.

En la imagen, venta deja 9 permisos a la vista, y los dos primeros ya están encendidos. Fijate que también aparecen los de puntos de venta: la búsqueda mira el nombre completo de los permisos y muestra todos los que contengan esa palabra, aunque no sea lo que vos tenías en la cabeza.

Buscá por la acción o por el sustantivo, no por el módulo. Los permisos se llaman Ver…, Crear…, Editar… y Eliminar… seguido de qué: Crear transacciones de venta, Eliminar puntos de venta. Si buscás «cobro» o «facturación» capaz no encontrás nada; probá con «venta», «caja», «cheque», «producto».

 

Paso 5 — Restringir sucursales, cajas y entidades

La solapa Configuraciones tiene otros tres interruptores, y funcionan distinto a los permisos:

• Restringir roles de entidad
• Restringir sucursales
• Restringir cajas

 

Los tres vienen apagados, y acá apagado no quiere decir «no puede»: quiere decir «puede en todas». Un rol de usuario sin restricciones ve todos los roles de entidad, todas las sucursales y todas las cajas.

Cuando encendés uno, aparece la lista para tildar. A partir de ahí el rol sólo llega a ver en el sistema la información referida a lo que tildaste.

En la imagen, Restringir sucursales está encendido y tildada Sucursal Villa María: ese rol trabaja en Villa María y no ve Casa Central.

Si encendés una restricción, tildá al menos una opción. Si no elegis nada, Selentor no te deja guardarlo: te marca Requerido y te avisa que existen datos inválidos.

Una excepción de Restringir cajas: las transferencias entre cajas. La Caja de origen tiene que ser una de las que tildaste, pero en Caja de ingreso el usuario puede elegir cualquier otra que tenga la empresa.
Para recibir una transferencia pendiente alcanza con tener tildada la caja que la recibe.

Qué pasa exactamente con Restringir roles de entidad:
Es una restricción de lo que el usuario ve, y se aplica en todas las pantallas:

• En la ficha de la entidad, el campo Rol le muestra sólo los roles que le tildaste.
• Si una entidad no tiene ninguno de esos roles, para ese usuario es como si no existiera: no la encuentra en la lista ni en los buscadores.
• En la cuenta corriente ve el saldo recortado a los roles de su alcance. Si al vendedor le restringiste a Cliente, no ve el saldo de comisiones.
• En la ficha del producto no ve la solapa Proveedores si no tiene tildado el rol Proveedor.

Que no vea un rol no significa que lo borre. Si edita y guarda una entidad, los datos de los roles que no ve quedan intactos.

 

Paso 6 — Modificar o borrar un rol

Hacé clic sobre la fila del rol en la lista. Se abre la misma ventana Rol de usuario de siempre. Todo se puede editar: podés cambiarle el nombre, prender y apagar permisos, y tocar las restricciones cuando quieras.

• Para cambiar algo: tocá lo que quieras y hacé clic en Guardar cambios. Si no tocaste nada, el botón no se muestra.
• Para borrarlo: usá el tacho de basura que está arriba a la derecha de la ventana. Selentor te pide confirmación antes de borrar.

 

Recordá que los cambios de permisos afectan a todos los usuarios que tengan ese rol.

Antes de borrar un rol, mudá a su gente. Selentor no te frena ni te avisa si el rol que estás borrando todavía tiene usuarios asignados: lo borra igual. Pasá esos usuarios a otro rol primero y borrá recién cuando el rol esté sin nadie.

Si cerrás con cambios sin guardar, te avisa. Selentor te pregunta si querés cerrar de todas formas. Aceptar descarta lo que hiciste; Cancelar te devuelve a la ventana para que puedas guardar.

 

El Super Admin no es un rol

Si abrís la lista buscando un rol Super Admin o Administrador para copiarlo, no lo vas a encontrar — y no es que falte.

El usuario que registró la cuenta es Super Admin, y eso es una marca del usuario, no un rol: puede hacer todo, no se le puede sacar nada, y no se lo puede borrar. Por eso no aparece en esta lista y no hay forma de editarlo desde acá.

De ahí sale una regla que conviene tener clara:

• El Super Admin no tiene rol ni lo necesita.
• Todos los demás usuarios necesitan uno. Sin rol no se puede crear un usuario.

 

¡Listo!

Ya tenés armados los roles de tu empresa, con los permisos prendidos y — si hacía falta — atados a la sucursal y/o a la caja que corresponde. Ahora sí podés crear los usuarios de tu equipo y ponerle a cada uno el rol de su puesto.

[Ver artículo: Crear usuarios]